Automatizzare i preventivi con l'AI: come lo faccio io con Proposa

I miei preventivi li preparo con Proposa, un software che ho costruito proprio per questo. L'AI ci sta dentro in un punto preciso: scrivo una frase con i dettagli del lavoro e lei, partendo dai miei vecchi preventivi, prepara una bozza. Poi io la controllo, la modifico o la rifaccio da capo, e prezzi e condizioni li decido sempre io.

Quindi se vuoi automatizzare i preventivi con l'AI, aspettati di risparmiare tempo sulla scrittura. Le decisioni restano tue.

Perché ho costruito Proposa

Preparare un preventivo mi portava via più tempo del necessario, e non perché fosse difficile stimare il lavoro. Volevo che fosse fatto bene, ordinato e leggibile, senza quell'aria da documento buttato giù in fretta.

Poi succedeva la cosa più banale del mondo: lo mandavo, il cliente lo perdeva e me lo richiedeva, e io dovevo ricordarmi dove l'avevo salvato e quale versione era quella giusta. Una sciocchezza, ma ripetuta abbastanza volte da diventare fastidiosa. Proposa è nata da lì.

Cosa fa l'AI, e cosa decidi tu

In un preventivo ci sono parti diverse, e solo una è lavoro per un modello.

Le regole fisse le fa il software: dati del cliente, calcoli, numerazione, formattazione degli importi, anche in valute diverse. Qui l'AI non serve, anzi è meglio che stia fuori, perché una somma non deve sbagliare mai.

La scrittura la prepara l'AI: legge la richiesta, guarda come hai descritto lavori simili in passato e ti propone voci e descrizioni con le parole che usi già.

Le decisioni restano a te: prezzi, sconti, tempi, condizioni e se accettare o no il lavoro. Io non prezzo a ore, ma in base a quanto vale quello che consegno e all'impegno che ci metto, e questo un modello non lo può sapere.

Il preventivo non finisce quando lo mandi

Per me buona parte del fastidio arrivava dopo l'invio. Per questo in Proposa al cliente arriva un link, invece di un allegato da perdere in qualche chat. Aprendolo trova il riepilogo del lavoro, i costi, il PDF se lo vuole scaricare, e può accettare o rifiutare scrivendo il motivo.

Io ricevo una notifica quando il preventivo viene aperto, accettato o rifiutato, e in una dashboard vedo quanto vale quello che è ancora in attesa. Così nessuno deve più ricostruire la storia di un preventivo tra email e cartelle.

Prima di automatizzare, però, guarda dove si blocca davvero il tuo lavoro. Se manca sempre un'informazione, ti serve un modulo che la chieda subito. Se il prezzo deve arrivare dalla produzione, scrivere più in fretta non cambia l'attesa. Se i preventivi si perdono dopo l'invio, ti serve vederne lo stato. L'AI ti aiuta solo quando il tempo se ne va a preparare il documento.

Lo stesso schema dentro un gestionale

In IdroCore, il gestionale per ditte idrauliche, il preventivo nasce dal sopralluogo. I prezzi arrivano dal listino della ditta, l'AI prepara la prima bozza guardando i preventivi fatti in passato e chi sta in ufficio la riguarda prima di mandarla. Quando il cliente accetta, il preventivo diventa un lavoro e finisce in agenda, mentre prezzi d'acquisto e margini li vede solo l'ufficio.

Questa è la differenza tra un prodotto come Proposa, che resta concentrato sui preventivi, e un gestionale che li tiene collegati a tutto il resto. Quale dei due ti serve dipende da cosa succede al preventivo dopo il sì del cliente.

Parti dai preventivi che hai già

L'AI lavora bene se ha esempi buoni. Se i tuoi vecchi preventivi sono sparsi tra cartelle, allegati e versioni diverse, il primo lavoro è raccoglierli e tenere quelli ancora validi, perché da un archivio confuso escono bozze confuse.

Poi prova per qualche settimana su un solo tipo di richiesta, la più frequente, e guarda due cose: quanto tempo passa dalla richiesta all'invio e quanta parte della bozza riscrivi. Se la riscrivi quasi tutta, prima di prendertela con l'AI controlla i materiali di partenza.

Se vuoi un'automazione simile collegata ai tuoi strumenti, nella pagina sulle automazioni e integrazioni AI trovi come lavoro. E se vuoi capire dove l'AI ha senso nel resto dell'azienda, ho scritto anche dove la uso io, e dove no.