Automazione dei processi aziendali con l'AI: dove la uso io, e dove no

Uso l'AI tutti i giorni: ci scrivo il codice e l'ho messa dentro i miei prodotti. Per me è il futuro del nostro lavoro, però a una condizione: che sia ben controllata. In tutte le automazioni che ho fatto la regola è la stessa, l'AI prepara e una persona decide.

Se stai pensando di automatizzare un processo della tua azienda con l'AI, questa regola ti dice già da dove partire: dal lavoro in cui qualcuno legge o scrive la stessa cosa tutti i giorni, e il cui risultato si controlla in pochi secondi.

Tre automazioni che ho costruito

Leggere un menù. In Aportata il ristoratore carica il menù che ha già, anche come PDF o fotografia. L'AI lo legge e di solito in un paio di minuti prepara una bozza ordinata. Se un prezzo si legge male non fa finta di aver capito: lo segnala e ti mostra il pezzo di file da controllare. Il menù non si pubblica mai da solo, e prezzi, allergeni e pubblicazione restano decisioni del locale.

Scrivere la bozza di un preventivo. In Proposa scrivo una frase con i dettagli del lavoro e l'AI, partendo dai miei vecchi preventivi, mi prepara una bozza. Poi io la controllo, la modifico o la rifaccio da capo.

Lo stesso, dentro un gestionale. In IdroCore la prima bozza del preventivo la prepara l'AI guardando quello che la ditta ha già preventivato in passato. I prezzi però arrivano dal listino della ditta, e prima dell'invio la bozza la riguarda e la corregge chi lavora in ufficio.

In nessuno dei tre casi l'AI manda qualcosa a un cliente da sola, e per me lasciare l'ultima parola alla persona era la parte più importante.

Cosa lascio fare al modello, e cosa no

L'AI è utile quando c'è da capire un contenuto che ogni volta è diverso: un'email, un PDF, una foto, una richiesta scritta un po' come capita. Può smistare le email in arrivo, riassumere un documento lungo, tirare fuori i dati da un file o preparare una bozza di risposta.

Tutto quello che segue una regola fissa, invece, lo fa meglio il software normale. Controllare se una fattura è scaduta è un confronto tra due date, e lo stesso vale per calcolare un totale, decidere chi può vedere un contratto o numerare un documento. Sono regole che non devono sbagliare mai, quindi metterci in mezzo un modello vuol dire aggiungere un rischio senza guadagnarci niente.

Poi c'è il controllo, che deve essere più veloce del lavoro che sostituisce. Se per verificare una bozza devi rileggere tutto e rifare i conti, l'automazione non ti sta aiutando. Per questo in Aportata il sistema mostra la fonte di ogni dato incerto, così chi controlla guarda solo i punti dubbi e non tutto il menù.

Prima di costruire, conta quanto ti costa oggi

Aportata mi ha insegnato a non correre: prima di costruire qualcosa bisogna capire bene a chi serve e quanto vale il problema che risolve. Con un'automazione è uguale.

Prendi una settimana normale e segnati ogni volta che qualcuno fa a mano quel lavoro, e quanto ci mette. Nel conto metti anche il tempo di controllo che resterà dopo: se risparmi due minuti per preparare una bozza e ne perdi tre per capire se è giusta, non ti conviene. Se invece quel lavoro occupa una persona per ore ogni settimana, allora vale la pena parlarne.

Se il processo vive in un foglio Excel e nessuno sa bene come funziona, sistema prima quello (qui ho spiegato quando conviene passare da Excel a un gestionale). Se non è chiaro a voi, figurati al modello.

I dati che passi al modello

Al modello manda solo quello che serve per quel compito, non tutto l'archivio. Nomi, email e conversazioni con i clienti sono dati personali, e per trattarli valgono i principi degli articoli 5 e 6 del GDPR. Su account, addestramento e conservazione dei dati ho scritto una guida a parte: ChatGPT con i dati aziendali, cosa puoi inserire.

Se l'automazione parla direttamente con i clienti, come un chatbot, guarda anche gli obblighi di trasparenza dell'AI Act: in alcuni casi chi scrive deve sapere che dall'altra parte c'è un'AI. In quali casi lo spiegano le linee guida della Commissione europea sull'articolo 50.

Da dove partire

Scegli un lavoro solo, ripetitivo e frequente, con un risultato che una persona controlla in poco tempo. Provalo su casi veri, sia quelli normali sia quelli strani, e guarda quante volte va corretto. Se funziona lo allarghi, altrimenti ti fermi lì e hai speso poco.

Come lavoro lo trovi nella pagina sulle automazioni e integrazioni AI: parto dai tuoi materiali e collego l'automazione agli strumenti che usi già. E se l'AI non ti porta un vantaggio concreto, non te la propongo.