Booking engine per agriturismo: cosa serve e come sceglierlo

Un booking engine è la parte del sito dove l'ospite vede disponibilità e prezzi e prenota da solo. Se le stesse camere le vendi anche sui portali, devi capire come si aggiornano le disponibilità tra un canale e l'altro. Se invece ricevi poche richieste e preferisci confermarle di persona, può bastare un modulo di richiesta.

Quando scegli, guarda sia quello che vede l'ospite sia il lavoro che resta al personale dopo la prenotazione. Le demo mostrano soprattutto disponibilità, prezzi e pagamento, molto meno dove finiscono i dati e quanti passaggi restano da fare a mano. Può succedere che l'ospite prenoti senza problemi, ma che poi qualcuno debba ricopiare tutto su un calendario, controllare il pagamento da un'altra parte e mandare a mano il messaggio di benvenuto. A quel punto la prenotazione è automatica solo vista da fuori.

Cosa fanno booking engine, channel manager e gestionale

Questi tre nomi finiscono spesso nello stesso preventivo, però sono strumenti diversi.

Il booking engine è quello che vede l'ospite sul sito: mostra disponibilità e prezzi, raccoglie i dati e gli permette di prenotare. Il channel manager aggiorna camere e tariffe sui vari canali, per esempio il sito e i portali esterni. Il gestionale della struttura, che spesso trovi chiamato PMS, serve invece a seguire soggiorni, ospiti e attività interne.

Alcuni prodotti fanno tutte e tre le cose, altri ne fanno una sola e si collegano agli strumenti che usi già. E siccome i fornitori non usano sempre gli stessi nomi, durante la demo chiedi cosa succede dopo una prenotazione, passo per passo.

Se l'agriturismo riceve quasi tutte le richieste direttamente, potrebbe bastare un sistema semplice. Se la stessa camera è proposta anche su diversi portali, la disponibilità deve aggiornarsi ovunque. Se poi devi coordinare arrivi, note sugli ospiti e attività interne, può servire anche un gestionale. Il pacchetto più grande conviene solo se quelle funzioni le userai davvero.

Cosa devi gestire	Strumento da valutare	Cosa verificare
Richieste da confermare a mano	Modulo sul sito	L'ospite capisce che la richiesta non è ancora una prenotazione?
Prenotazioni dirette dal sito	Booking engine	Disponibilità, tariffe e conferma sono aggiornate?
Le stesse camere su più portali	Channel manager collegato al booking engine	Cancellazioni e cambi di data aggiornano tutti i canali?
Arrivi, soggiorni e lavoro del personale	Gestionale della struttura, o PMS	I dati arrivano senza doverli ricopiare?

Quanto costa e cosa chiedere nel preventivo

Il costo dipende dalle funzioni incluse, da quante camere o unità gestisci e dal contratto del fornitore, quindi il canone mensile da solo non basta per confrontare due offerte. Chiedi che il preventivo tenga separati:

• attivazione, configurazione delle camere e collegamento al sito;
• canone del booking engine e degli eventuali moduli aggiuntivi;
• eventuali commissioni sulle prenotazioni e costi del servizio di pagamento;
• collegamenti con channel manager, gestionale e portali;
• assistenza, formazione e condizioni per esportare i dati quando cambi fornitore.

Poi fai calcolare a tutti e due i fornitori il costo di un anno, con le stesse ipotesi di prenotazioni e incassi. E nel conto mettici anche chi aggiornerà tariffe, contenuti e disponibilità, perché il tempo del personale resta un costo anche quando il software costa poco.

Il collegamento al booking engine fa parte del progetto web. Se stai rifacendo anche il sito, tieni quella voce separata dal lavoro su fotografie, testi e pagine, come spiego nella guida al costo di un sito web aziendale.

Devi decidere qual è il calendario principale

Immagina una camera libera sul booking engine, occupata sul calendario di carta e ancora disponibile su un portale. A quel punto nessuno sa quale sia l'informazione giusta, perché la disponibilità vive in tre posti diversi.

Prima ancora dello strumento, decidi qual è il calendario principale, e fai in modo che gli altri canali si aggiornino partendo da quello. Se qualche passaggio resta manuale, chi lavora in struttura deve sapere cosa fare e quando, anche se una prenotazione cambia il sabato sera.

La parola «sincronizzazione» scritta nel preventivo non basta. Durante la prova fai entrare una prenotazione dal sito e controlla che la camera sparisca dagli altri canali, poi cambia la data e annulla. Un passaggio manuale ci può anche stare, purché sia chiaro e non richieda ogni volta una chiamata all'assistenza.

Chiedi le stesse cose per pagamenti e messaggi: dove controlli una transazione, come viene registrata una caparra e quale messaggio riceve l'ospite dopo la conferma. Anche queste informazioni dovrebbero arrivare direttamente nello strumento che usa la struttura, senza doverle copiare da una schermata all'altra.

Durante la demo, prova anche cosa succede quando c'è un problema

Le demo mostrano quasi sempre due adulti, una camera libera e una carta che funziona. Nel lavoro di tutti i giorni, però, ci sono anche cambi di data, annullamenti, richieste particolari e pagamenti che non vanno a buon fine.

Prima di firmare, fai almeno queste prove:

1. cercare date senza disponibilità e vedere quale alternativa riceve l'ospite;
2. spostare una prenotazione già confermata;
3. annullarla e controllare calendario, pagamento e messaggi;
4. aggiungere un bambino, un'attività o una richiesta che cambia il prezzo;
5. bloccare una camera dal pannello e verificare dove sparisce.

Un elenco di funzioni questi dettagli non te li fa vedere, le prove sì: capisci come il sistema gestisce gli imprevisti e quanto è facile intervenire a mano quando serve.

Nessun software eliminerà ogni intervento manuale, soprattutto se la struttura riceve richieste particolari. Però deve farti vedere cosa è successo e permettere al personale di intervenire senza ricostruire la prenotazione tra email, appunti e telefonate.

Prova anche il pannello usato dal personale

L'ospite usa il booking engine per pochi minuti. Chi lavora nell'agriturismo, invece, apre il pannello tutti i giorni per cambiare una tariffa, chiudere una stanza, cercare un numero o controllare gli arrivi del giorno dopo.

Durante la prova, il pannello fallo usare alla persona che ci lavorerà davvero. Chiedile di modificare un prezzo o bloccare una camera senza che il venditore le indichi ogni pulsante: se per una cosa semplice deve aprire quattro menu, quel passaggio diventerà presto un fastidio.

Controlla anche cosa fa davvero il pulsante «Prenota». Se manda soltanto una richiesta, l'ospite deve sapere che dovrà aspettare una risposta. Se invece la prenotazione si conferma subito, disponibilità, prezzi e regole devono essere aggiornati. Usare la stessa parola per due cose diverse rischia di creare un equivoco.

Prima di costruire un sistema su misura, prova i prodotti che esistono già

Lo dico anche se il software su misura lo faccio di mestiere: costruire un booking engine da zero conviene raramente. I prodotti che ci sono già gestiscono i casi più comuni e spesso sono collegati ai portali e ai sistemi di pagamento, quindi io partirei dal capire se uno di questi segue bene il lavoro della struttura.

Il su misura ha senso quando i prodotti standard non coprono una parte importante del lavoro. Un agriturismo, per esempio, potrebbe dover combinare soggiorni, degustazioni e altre attività con disponibilità diverse, oppure collegare le prenotazioni a uno strumento interno che il personale usa già.

Anche lì puoi tenerti il booking engine e sviluppare solo il collegamento o il pannello che manca, invece di ricostruire camere, pagamenti, email e collegamenti con i portali per un'esigenza sola. Se il problema è questo, si può valutare una web app o un software su misura.

Prima della prenotazione serve un sito chiaro

Il booking engine entra in gioco quando l'ospite è già pronto a scegliere le date. Prima deve capire com'è il posto, cosa comprende il soggiorno, dove si trova l'agriturismo e quale sistemazione fa per lui.

Un pulsante «Prenota» non sistema fotografie poco chiare, descrizioni tutte uguali o informazioni sparse. Il sito deve aiutare l'ospite a scegliere e portarlo fino alla prenotazione senza cambiare all'improvviso grafica, lingua o modo di usare la pagina. Su come organizzare queste informazioni trovi di più nell'articolo su quando serve un sito e quando possono bastare i social.

Il progetto Sito Web Azienda Agricola non comprendeva un motore di prenotazione, ma fa vedere il lavoro che viene prima: mettere in ordine prodotti, territorio e contatti. Per un agriturismo è lo stesso con camere, servizi e informazioni sul soggiorno, prima ancora di chiedere le date all'ospite.

Se oggi fai fatica a presentare camere e soggiorni, partirei dal sito web. Se invece il personale perde tempo dopo ogni prenotazione, il lavoro da fare è sugli strumenti interni. Ti accorgi che funziona quando l'ospite prenota senza confusione e chi lavora in struttura trova disponibilità, pagamenti e messaggi in un posto solo.