Migrare i dati su un nuovo gestionale senza fermare l'azienda

Nei preventivi per un nuovo gestionale la migrazione dei dati occupa spesso una riga sola: «importazione dati iniziale». Sembra la parte facile, e in effetti copiare le righe da un sistema all'altro lo è. Il lavoro vero sta prima: decidere cosa portare, quale versione di un dato è quella giusta e chi risolve i casi dubbi.

Decidi cosa portare nel nuovo gestionale

Viene naturale voler portare tutto, così non si rischia di perdere niente. Però dentro quel «tutto» ci sono spesso clienti inattivi da anni, articoli fuori produzione, contatti doppi, note scritte nei campi sbagliati e stati di lavorazione che il nuovo sistema non userà. Importarli vuol dire pulirli e controllarli, e anche dopo il passaggio continueranno a comparire nelle ricerche.

Prima ancora di scegliere il software, dividi i dati in tre gruppi:

• quelli che servono per lavorare, come clienti attivi, ordini aperti, listini in uso e scadenze;
• lo storico da consultare ogni tanto;
• le informazioni doppie, superate o inutili che non vale la pena trasferire.

Il primo gruppo deve entrare nel nuovo gestionale con tutti i collegamenti necessari. Lo storico può restare per un periodo nel vecchio sistema, consultabile ma non modificabile, oppure finire in un archivio separato. Il fornitore ti può spiegare vantaggi e limiti delle due strade, ma quali dati conservare lo decide l'azienda.

Apri i file prima di accettare il preventivo

«Abbiamo l'anagrafica clienti» non dice niente su come sono messi i dati. Per saperlo bisogna aprire i file e guardarci dentro.

E dentro trovi cose così: lo stesso cliente compare tre volte, con tre ragioni sociali leggermente diverse, le date sono scritte in due formati, un campo «note» contiene informazioni che qualcuno usa come se fossero un campo vero e proprio. Oppure una parte del lavoro vive in un foglio parallelo che non è mai entrato nel gestionale, come succede quando Excel ha smesso di bastare ma nessuno l'ha sostituito del tutto.

Sono problemi normali, però vanno trovati prima di iniziare il progetto. Se saltano fuori durante la migrazione, la pulizia dei dati diventa un imprevisto e può far slittare l'avvio del nuovo gestionale.

Prima di firmare, quindi, chiedi che venga controllata un'esportazione reale dei dati, non un campione preparato per la demo. Così si vede quanti duplicati ci sono, quali campi necessari sono vuoti e quali collegamenti non si riescono a ricostruire. E anche il preventivo del software su misura diventa più attendibile, perché resta meno lavoro da scoprire strada facendo.

Scegli chi risolve i dati in conflitto

Quando lo stesso cliente compare in più file, qualcuno deve dire quale contiene le informazioni più aggiornate. Vale lo stesso se amministrazione e commerciale hanno due listini diversi.

Il sistema può segnalare il conflitto, ma non dovrebbe scegliere da solo quale dato è corretto. Indica una persona per ogni area che guardi le due versioni e prenda una decisione. Senza un responsabile, ogni dubbio resta fermo in una email e rallenta tutta la migrazione.

Cosa chiedere prima di firmare

Per confrontare due preventivi, chiedi:

1. Chi prepara e pulisce i dati? Se tocca all'azienda, è tempo delle tue persone, e va messo in conto anche se non compare in fattura.
2. Quante prove di migrazione sono comprese? La prima prova spesso serve a trovare i problemi, quindi bisogna sapere se sono previsti anche il secondo tentativo e le correzioni.
3. Come controlleremo il risultato? Si può concordare quanti clienti, ordini o altri dati devono essere importati e scegliere alcuni casi reali da verificare a mano.
4. Cosa succede se qualcosa non torna? Deve essere possibile tornare indietro e continuare a lavorare con il vecchio sistema.
5. Per quanto tempo resta accessibile il vecchio sistema? E in quale forma, se la licenza scade.
6. A chi appartengono i dati esportati? Va chiarito che puoi portarli via anche dal nuovo gestionale, il giorno in cui servisse.

Tenere vecchio e nuovo sistema in parallelo può essere utile per un periodo breve e già stabilito. Se va avanti troppo, le persone inseriscono gli stessi dati due volte e uno dei due archivi finisce quasi sempre per restare indietro.

Apri i dati che usi oggi

Quindi, prima ancora di guardare i software, io aprirei i dati che usi oggi: cosa serve per lavorare, cosa è duplicato o incoerente e chi decide quando due versioni non coincidono. Con queste risposte in mano puoi chiedere a ogni fornitore come gestirà i tuoi dati veri, invece di confrontare solo elenchi di funzioni.

Se stai ancora decidendo tra un prodotto standard e uno sviluppo dedicato, il confronto lo trovi nell'articolo su CRM standard e su misura. Se il passaggio è già deciso, nella pagina sui software, CRM e gestionali su misura trovi come ricostruisco processo e dati prima di scrivere il codice.